Administrasi dan Program kerja

I. PENDAHULUAN Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti Amempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan kearah mana organisasi iti akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi. Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah menentukan PRODER KISS ME (program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti Administrasi, Program kerja dan network planning. Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panjang adalah Administrasi, Program kerja dan network planning.ketiga piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena penulis berpendapat bahwa kegiatan Administrasi, Program kerja dan network planning mempunyai peran yang signifikan dalam kegiatan organisasi. II. ADMINISTRASI Seperti telah diuraikan diatas bahwa sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang telah menetapkan rumusan organisasi yang jelas. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi sudah barang tentu akan melakukan segala usaha/ kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan tujuan sampai dengan kegiatan evaluasi kegiatan.usaha/kegiatan tersebut disebut dengan administrasi. Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapaisuatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana program, pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain. Sedangkan secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegitan catat mencatat/tulis –menulis ) atau sectretrial work (pekerjaan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut juga kesektariatan. Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengetian administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut. 1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritan; 2. Adanya kelompok orang; 3. Adanya kerjasama; 4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan; III. KESEKRETARIATAN Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi. 1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ). 2. Surat menyurat; 3. Kegiatan kearsipan dan agenda; 4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi; 5. pengiriman dan penerimaan surat; dan 6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah menghimpun keteranganketerangan tertulis yang dapat digunakan untuk menunjang kelancaran kegiatan administrasi.Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sipat Tata Usaha adalah sebagai “pelayananterhadap kegiatan pokok administrasi”. Berikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku)tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan. A. Surat Menyurat Di antara kegiatan Tata Usaha yang paling menonjol adalah kegiatan surat menyarat (korespondensi). Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihakpihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai: 1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran/gagasan. 2. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian. 3. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan. 4. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah. 5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah. Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu: 1. surat pribadi, 2. surat dinas (resmi), dan 3. surat niaga. Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya : surat edaran,surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan. Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat. Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat dikelompokan menjadi6(enam) dan macam bentuk surat, yaitu : (a) bentuk lurus penuh (full block style), (b) bentuk lurus (block style), (c) bentuk setengah lurus (semi block style), (d) bentuk bertekuk (idented style), (e) bentuk resmi Indonesia lama, dan (f) bentuk Indonesia baru. (contoh lengkap bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa Indonesia bagian surat menyurat. Sekedar memberikan gambaran untuk memudahkan pemahaman pembaca, berikut penulis berikan contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) Keterangan : (1) Kop/Kepala Surat; (2) tanggal surat; (3) nomor. Lampiran, perihal (4) alamt,tujuan; (5) salam pembuka; (6) Isi surat (7) Salam penutup; (8) pengirim surat; dan, (9) tembusan; B. Kerasipan, Agenda dan Ekspedis 1). Arsip Kegiatan Kearsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut : 1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan. 2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum 3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau. 4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lainlain. System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu : 1) Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama. 2) Sistem penyimpanan menurut pkok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat.. 3) Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat.. 4) Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat. 5) Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut. 2) Agenda Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu : 1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar. 2) Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar. 3. Ekspedisi kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyuratadalah ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang. Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat atau barangn-barang disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut. C. Buku Induk dan Agenda Kegiatan Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya. Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-datarangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badanbadan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan. IV. PROGRAM KERJA 1. .PENGERTIAN a. Program kerja OSIS merupakan perwujudan dari komitment organisasi untuk berperan aktif mendukung program OSIS dalam upaya mencapai maksud dan tujuan seperti dalam anggaran dasar. b. Program kerja OSIS oleh rapat kerja yang memuat pokok-pokok program secara garis besar yang merupakan pedoman dalam merumuskan program dan pelaksanaan selanjutnya. c. Program ini bersifat mengikat untuk di laksanakan segenap pengurus OSIS dan masyarakat sekolah. 2. .MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dan tujuan ditetapkan program ini adalah memberikan arah dan prioritas bagi perkembangan sekolah secara menyeluruh dan bertahap dalam rangka mewujudkan visi dan misi SMA serta tanggung jawab dan keikutsertaannya berpatisipasi dalam mendukung kemajuan bidang pendidikan. 3. PERENCANAAN seorang pimpinan harus bias memilih program kerja yang menjadi prioritas utama dalam sebuah organisasi, yang menguntungkan untuk organisasi, menentukan sebuah kepanitiaan dan menentukan bidang-bidang yang dibutuhkan, menentukan garis-garis besar dan tata cara pelaksanaan program kerja dari tiap-tiap bidang, mengalokasikan sumberdaya dan mengotrol jalannya pelaksanaan. a. Dalam perencanaan program kerja komponen-komponen yang harus ada adalah sebagai berikut: 1. pemilihan program kerja prioritas. 2. menganalisa isu 3. menentukan tujuan program kerja. 4. menentukan cakupan program kerja. 5. menentukan garis besar waktu dan pelaksanaan. b. PROGRAM KERJA PRIORITAS “nama program kerja” c. TUJUAN : mengapa punya program kerja ? 1. mendidik / membangun sekelompok ……(siapa)…agar dapat membuat / mengembangkan …(apa)….dengan waktu ….(berapa lama) … dengan harapan terbentuk menjadi….(bagaimana)….dengan segala keterbatasan yang ada. 2. program kerja dapat mengurangi apa ? 3. apa hasilnya untuk organisasi ? 4. apa kelanjutan dari program kerja (terobosan) ? d. ISU : analisis system. 1. kenapa program kerja ini sampai diajukan ? 2. kelemahan, kekuatan dari organisasi (dari dalam). 2. peluang, ancaman untuk organisasi (dari luar). e. CAKUPAN : untuk siapa, dan area cakupan seberapa besar ? 1. diperuntukkan untuk siapa ? 2. seberapa besar daerah cakupannya ? f. WAKTU 1. butuh berapa tahap ? 2. tiap tahap butuh berapa lama ? CONTOH: nama program kerja : ”menciptakan anggota ahli” analisa isu : susahnya orang mencari kerja atau membuat lahan kerja sendiri. Tidak adanya tenaga ahli dalam organisasi yang bisa digunakan sebagai ujungtombak dalam mengembangkan organisasi. Program kerja ini diajukan karena dapat membantu pekembangan organisasi secara signifikan dalam berbagai hal. kelemahan dari organisasi : kemungkinan secara individu orang yang kita kirim mengikuti pelatihan tidak mampu menguasai keahlian yang diharapkan, untuk itu kita butuh mengirimkan beberapa orang yang tentu saja menambah anggaran. Kekuatan organisasi : dengan adanya organisasi pasti ada anggaran yang tersedia untuk program kerja, dan kemungkinan ada perusahaan yang mau membantu dan memudahkan pengajuan dana untuk program kerja selanjutnya jika program kerja sukses. Ancaman : kemungkinan sabotase dari pihak lain yg tidak suka atau yg merasa terganggu dengan kemajuan organisasi. Peluang : kita bisa lebih maju dari organisasi lain yg mempunyai core kepentingan sama karena kita punya tenaga ahli dalam merangkul masyarakat secara mental, hal ini bisa terjadi dengan alasan : kita memberi keahlian kepada masyarakat agar dapat mencari kerja dan secara otomatis timbal balik nama besar akan tercipta di mata masyarakat yang akan memudahkan kita mencari sponsor yang akan menguntungkan secara organisasi maupun personal. Tujuan : mendidik 2 orang anggota agar mampu merencanakan, mendesain, merancang, dan membuat produk sesuai kehalian yang dia dapatkan secara baik dan benar dalam kurun waktu 3 bulan pelatihan dan diharapkan menjadi tenaga ahli dalam bidang tersebut dalam organisasi dengan keterbatasan keuangan yang minim. Program kerja dapat mengurangi pengangguran secara permanen karena orang yang dikirim dalam pelatihan diharapkan bisa bekerja dan mendapat penghidupan yg layak. Jika anggota organisasi yang dikirimkan untuk mengikuti pelatihan, diharapkan anggota tersebut dapat menjadi ahli yang nantinya akan menjadi ujung tombak organisasi untuk membimbing teman-teman dalam organisasinya agar mempunyai keahlian yang sama. Setelah mengirim beberapa anggota organisasi mengikuti pelatihan, kita bisa membuat program kerja lanjutan dengan memanfa’atkan keahlian anggota yang tadinya kita kirim dalam pelatihan yang nantinya melibatkan masyarakat sekitar agar mereka juga punya keahlian yang bisa digunakan dalam mencari kerja ataupun membuka lapangan kerja sendiri sekaligus mempopulerkan nama organisasi di masyarakat. Memudahkan perekrutan anggota atau simpatisan jika nama organisasi sudah populer dan secara kualitas menguntungkan masyarakat secara umum. cakupan : Untuk 2 organisasi sendiri pada tahap pertama dan bertempat di tempat pelatihan jadi organisasi sementara waktu belom menyediakan tempat untuk program kerja tahap ini. Untuk anggota organisasi lainnya dan masyarakat sekitar pada tahap program kerja selanjutnya, dan untuk tahap ini, kita butuh tempat yang akan digunakan untuk pelatihan. mungkin kita bisa meminjam tempat gratis dari badan-badan pemerintah atau organisasi lain yang memang bergerak dibidang ini. waktu : Untuk tahap pertama diperkirakan 3 bulan seperti halnya pelatihan-pelatihan yang ada. Untuk tahap selanjutnya diperlukan waktu 3 bulan kali berapa kali pelaksanaan. I V. P E N U T U P Administrasi, Program kerja dan network planning bukan merupakan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang ketiga topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang Administrasi, Program kerja dan network planning sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi. Wassalam,